Trabajar en equipo
Un espacio de trabajo es una biblioteca compartida. Lo que publicas en él pertenece al equipo, no a ti. Esa es la idea, y también lo que conviene entender antes de mover un sitio ahí.
Personal y compartido, uno al lado del otro
Tu biblioteca personal sigue donde está. El selector en la parte superior de la biblioteca cambia entre la tuya y cada espacio de trabajo del que formas parte, y cada sitio está en exactamente uno de ellos.
El almacenamiento se suma para todo el espacio de trabajo, en lugar de contarse por persona. Así, un sitio que nadie esperaba que fuera grande no le impide publicar a otra persona.
Quién puede hacer qué
Hay cuatro roles. El nombre de cada uno dice lo que puede hacer en los sitios del espacio de trabajo, y nada más.
- Propietario: quien creó el espacio de trabajo. Puede hacer todo lo que hace un administrador, y es el único que puede eliminar el espacio de trabajo. Hay un solo propietario, y solo él puede pasarle ese rol a otra persona.
- Administrador: administra las personas, el plan y los ajustes, y publica.
- Publicador: crea, edita y publica los sitios del espacio de trabajo. La mayoría de las personas que ponen sitios en línea tienen este rol.
- Lector: abre los sitios del espacio de trabajo y los comenta, gratis. Para quien revisa, para el cliente y para el gerente que solo lee.
Un rol vale para todos los sitios del espacio de trabajo. Aun así, un sitio se puede compartir con alguien de fuera, desde los ajustes para compartir de ese sitio, sin que esa persona pase a ser miembro.
Qué es un puesto
Un puesto es un publicador, no cualquier persona que inicia sesión. El propietario, los administradores y los publicadores ocupan un puesto cada uno. Un lector nunca lo ocupa, en ningún plan. La lista Personas dice quién es quién: “Puesto pagado” o “Gratis”.
Los puestos se cuentan por rol, cuando alguien recibe una invitación o un rol que publica, no cuando publica por primera vez. Cuando no queda ningún puesto, Administrador y Publicador aparecen en gris en los menús de rol, con el motivo, y la sección Personas ofrece las dos salidas: un plan más grande, o hacer lectora a esa persona.
Es a propósito. La alternativa sería un equipo en el que invitar a alguien a revisar cuesta dinero, y un proceso de revisión que nadie usa porque cuesta dinero es peor que no tener ninguno.
El plan del espacio de trabajo
Un plan pertenece al lugar donde se compró. Un espacio de trabajo tiene su propio plan, y uno que no ha comprado nada está en Free, sea cual sea el plan que su propietario paga por su biblioteca personal. En los planes Free, Plus y Pro hay un publicador, el propietario, así que cualquier otra persona entra como lectora. Team empieza con 3 puestos, y se pueden agregar más.
El plan del espacio de trabajo se compra desde sus propios ajustes, en Plan y facturación, y lo compra su propietario o un administrador. En Precios está lo que incluye cada plan.
Comentarios en la página
Los lectores comentan gratis en la página del sitio en Solta, en el panel Comentarios junto al sitio o fijando el comentario en un punto del sitio. La dirección propia del sitio no tiene comentarios. Cómo funciona, y quién puede comentar en un sitio fuera de un espacio de trabajo, está en Comentarios.
Valores predeterminados
Un espacio de trabajo define cómo empiezan los sitios nuevos: quién puede abrirlos, y si una versión necesita aprobación antes de quedar en línea. Los dos son valores predeterminados, no reglas: después, cualquiera que pueda publicar el sitio puede cambiarlos.
El de la aprobación es el que conviene elegir con cuidado. Con él activado, publicar se convierte en una solicitud, y el enlace sigue mostrando lo que mostraba hasta que alguien la aprueba.
Invitar a alguien
Elige el espacio de trabajo en el selector de la parte superior de la barra lateral, abre sus ajustes desde el mismo menú y luego Personas. Escribes una dirección de correo, esa persona recibe un correo y entra abriendo el enlace e iniciando sesión con esa dirección. Un enlace que llega a la bandeja de entrada de otra persona no la deja entrar.
Un administrador puede indicar los dominios que admite el espacio de trabajo, como acme.com, y entonces solo las direcciones de esos dominios pueden recibir una invitación o aceptarla. La regla se vuelve a comprobar en el momento en que alguien entra, así que una invitación enviada antes de que existiera la regla no sirve para saltársela.
Quién forma parte
La sección Personas muestra a todos, el rol de cada uno y si ocupa un puesto. Un administrador puede cambiar un rol o quitar a alguien.
Quitar a alguien le retira el acceso y nada más. Lo que publicó pertenece al espacio de trabajo, así que sigue en línea en los mismos enlaces. Su cuenta y su biblioteca personal no se tocan. Y un espacio de trabajo siempre conserva al menos un administrador: el último no puede dejar el rol ni ser quitado hasta que otra persona sea administrador, porque un espacio de trabajo que nadie puede administrar es uno que solo nosotros podemos arreglar.