Trabalhar em equipa
Um espaço de trabalho é uma biblioteca partilhada. O que publicar nele pertence à equipa, e não a si. É essa a ideia, e é também o que convém perceber antes de mover algum site para lá.
Pessoal e partilhado, lado a lado
A sua biblioteca pessoal continua onde está. O seletor no topo da biblioteca alterna entre a sua e cada espaço de trabalho de que faz parte, e cada site fica em exatamente um deles.
O armazenamento é somado para todo o espaço de trabalho, e não contado por pessoa. Assim, um site que ninguém esperava que fosse grande não impede outra pessoa de publicar.
Quem pode fazer o quê
Há quatro funções. O nome de cada uma diz o que pode fazer nos sites do espaço de trabalho, e nada mais.
- Proprietário: quem criou o espaço de trabalho. Pode fazer tudo o que um administrador faz, e é o único que pode eliminar o espaço de trabalho. Há um só proprietário, e só ele pode passar essa função a outra pessoa.
- Administrador: gere as pessoas, o plano e as definições, e publica.
- Publicador: cria, edita e publica os sites do espaço de trabalho. A maioria das pessoas que coloca sites online tem esta função.
- Leitor: abre os sites do espaço de trabalho e comenta-os, de graça. Para quem revê, para o cliente e para o gestor que só lê.
Uma função aplica-se a todos os sites do espaço de trabalho. Ainda assim, um site pode ser partilhado com alguém de fora, nas definições de partilha desse site, sem que essa pessoa passe a ser membro.
O que é um lugar
Um lugar é um publicador, não qualquer pessoa que inicie sessão. O proprietário, os administradores e os publicadores ocupam um lugar cada. Um leitor nunca ocupa, em nenhum plano. A lista Pessoas mostra quem é o quê: “Lugar pago” ou “Grátis”.
Os lugares são contados pela função, quando alguém é convidado ou recebe uma função que publica, e não quando publica pela primeira vez. Quando não sobra nenhum lugar, Administrador e Publicador aparecem a cinzento nos menus de função, com o motivo, e a secção Pessoas oferece as duas saídas: um plano maior, ou tornar a pessoa leitora.
É de propósito. A alternativa seria uma equipa em que convidar alguém para rever custa dinheiro, e um processo de revisão que ninguém usa por custar dinheiro é pior do que nenhum.
O plano do espaço de trabalho
Um plano pertence ao sítio onde foi comprado. Um espaço de trabalho tem o seu próprio plano, e um que não comprou nada fica no Free, seja qual for o plano que o proprietário paga pela sua biblioteca pessoal. Nos planos Free, Plus e Pro, há um publicador, o proprietário, por isso qualquer outra pessoa entra como leitora. O Team começa com 3 lugares, e é possível acrescentar mais.
O plano do espaço de trabalho compra-se nas definições dele, em Plano e faturação, pelo proprietário ou por um administrador. Em Preços está o que cada plano inclui.
Comentários na página
Os leitores comentam de graça na página do site no Solta, no painel Comentários ao lado do site ou fixando o comentário num ponto dele. O endereço próprio do site não tem comentários. Como isto funciona, e quem pode comentar num site fora de um espaço de trabalho, está em Comentários.
Predefinições
Um espaço de trabalho define como começam os sites novos: quem os pode abrir, e se uma versão precisa de aprovação antes de ficar online. As duas são predefinições, e não regras: mais tarde, qualquer pessoa que possa publicar o site pode alterá-las.
A predefinição de aprovação é a que convém escolher com cuidado. Com ela ligada, publicar passa a ser um pedido, e o link continua a mostrar o que mostrava até alguém aprovar.
Convidar alguém
Escolha o espaço de trabalho no seletor no topo da barra lateral, abra as definições dele no mesmo menu e depois Pessoas. Escreve um endereço de e-mail, a pessoa recebe um e-mail e entra ao abrir o link e iniciar sessão com esse endereço. Um link que chegue à caixa de correio de outra pessoa não deixa essa outra pessoa entrar.
Um administrador pode indicar os domínios que o espaço de trabalho aceita, como acme.com, e a partir daí só endereços desses domínios podem ser convidados ou aceitar o convite. A regra volta a ser verificada no momento em que alguém entra, por isso um convite enviado antes de a regra existir não serve para a contornar.
Quem faz parte
A secção Pessoas lista toda a gente, a função de cada um e se ocupa um lugar. Um administrador pode alterar uma função ou remover alguém.
Remover alguém tira-lhe o acesso e nada mais. O que publicou pertence ao espaço de trabalho, por isso continua online nos mesmos links. A conta dessa pessoa e a sua biblioteca pessoal ficam intactas. E um espaço de trabalho mantém sempre pelo menos um administrador: o último não pode deixar a função nem ser removido até outra pessoa passar a ser administrador, porque um espaço de trabalho que ninguém consegue administrar é um que só nós conseguimos resolver.